Administratie automatiseren

Door verschillende functies van Excel te integreren in templates of door regels in mails toe te passen kunnen verschillende stappen binnen de verwerking van administratie worden geautomatiseerd.
De voordelen zijn duidelijk: sneller en dus goedkoper, correcter, gebruiksvriendelijker,... 

In Excel kan je meerdere functies instellen, waardoor waarden automatisch worden berekend.

Enkele voorbeelden:
In facturen worden de BTW, subtotalen en factuurtotaal excl. en incl. BTW automatisch berekend. Ook de uiterste betaaldatum verschijnt automatisch.
Ook in prestatiestaten wordt het aantal gewerkte uren per persoon en de factuurprijs per persoon automatisch berekend. Ook de totalen per project verschijnen automatisch.

Een draaitabel is een dynamische weergave in Excel van een bestaande databank. Je kan de parameters met de bijbehorende waarden van een bestaande databank eenvoudig toevoegen aan of verwijderen van rijen of kolommen van een draaitabel. De draaitabel wordt dan automatisch aangepast. Ook als de waarden van de databank wijzigen, dan veranderen de data in de draaitabel automatisch. 

Enkele voorbeelden:
Welke winkel heeft hoeveel omzet en op welke dagen? In welke winkel worden welke artikelen het beste verkocht? Hoeveel uren heeft welke werknemer aan welk project besteed?

Wanneer je in Excel in een bestand een bepaalde waarde invult, dan kan in een andere cel de hierbij behorende waarde automatisch worden opgezocht en automatisch ingevuld.

Enkele voorbeelden:
Bij het omzetten van prestatiestaten naar facturen kan voor de werknemer automatisch het tarief van die werknemer worden ingevuld. De tariefinfo is dan afkomstig van een bestand met data van werknemers.
Bovendien kan door automatische berekeningen tevens het totaalbedrag verschijnen.
Wanneer je de bedrijfsnaam op een factuur invult, dan worden automatisch het adres, contactnaam, tel en e-mail ingevuld. Deze bedrijfsdata zijn dan afkomstig van het klantenbestand.
Vaak wordt op de factuur ook vermeld "gelieve het totaalbedrag van x€ uiterlijk op 'datum' over te maken op rekeningnummer 'x' op naam van 'bedrijfsnaam' met als referentie 'bedrijfsnaam klant factuurnummer x'. Al deze ontbrekende data kunnen automatisch worden ingevuld door links naar andere cellen binnen de factuur. Deze manier van werken is sneller en correcter. Voor de klant is de factuur duidelijker, want alle info staat samengevat in deze zin.
Ook bij productgegevens kan automatisch info zoals productbeschrijving, prijs, btw tarief, etc. worden opgezocht. Deze data zijn dan afkomstig van het productbestand.

Grafieken zijn handig om verhoudingen, vergelijkingen, ontwikkelingen in de tijd en trends snel zichtbaar te maken. Veranderingen in de database worden automatisch weerspiegeld in de grafiek. Data worden eenvoudig en automatisch samengevat in een grafiek. Een grafiek blijft beter hangen dan een reeks cijfers. 

Enkele voorbeelden:
Welke winkel heeft de meeste omzet gedraaid? In welke winkel worden welke artikelen het beste verkocht? Hoeveel uren heeft welke werknemer aan welk project besteed? Over welk onderwerp worden de meeste vragen gesteld? Hoeveel tijd wordt er gespendeerd aan welke vraag?

Indien in Excel een cel voldoet aan een bepaalde waarde (gelijk aan, bevat, is groter dan, is later dan,...), dan kan die cel automatisch worden aangepast met de door u gekozen letterkleur en celkleur.

Enkele voorbeelden:
Bij betalingsoverzichten kan je een cel oranje laten worden vanaf 5 dagen voor betaling tot dag van betaling en rood vanaf 1 dag na betaling.
Bij voorraden kan je een cel oranje laten worden vanaf een bepaalde waarde waarop je moet bijbestellen. Indien de cel rood is, is er een voorraadtekort.

In Excel kan je uit een lijst data filteren o.b.v. waarden, letterkleur, celkleur,... Handig om data op te zoeken of te analyseren.

In outlook kan je door regels mails automatisch laten verwerken: mails worden automatisch verplaatst naar een map, worden automatisch doorgestuurd, er wordt een geluid afgespeeld,... Een grote tijdsbesparing.